Tietosuojaseloste

SATO Oyj / henkilörekisteri / Whistleblowing-ilmoituskanava

Päivitetty 1.7.2026

1. Rekisterinpitäjä

SATO Oyj, Panuntie 4, PL 401, 00601 Helsinki, puh. 020 334 443
Yhteyshenkilö Tietosuoja-asiat, tietosuoja@sato.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja voidaan käsitellä ainoastaan SATO Oyj:n oikeudellisten ja eettisten velvoitteiden täyttämiseen ja tulleiden ilmoitusten asianmukaiseen selvittelyprosessiin. Henkilötietojen käsittely perustuu pakottavaan lainsäädäntöön, kuten lakiin Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (1171/2022) ja arvopaperimarkkinoita koskevan lainsäädännön mukaisiin velvoitteisiin.

Käsittely voi perustua myös SATO Oyj:n oikeutettuun etuun selvittää toiminnassaan mahdollisesti tapahtuneita väärinkäytöksiä tai muuta ilmoitettua toimintaa. Tietojen käsittelijät ovat SATO Oyj:n nimeämiä henkilöitä (whistleblowing-tiimi). Henkilötietojen käsittelytehtävissä voidaan käyttää kolmansia osapuolia ja palveluntarjoajia.

3. Rekisterin tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri sisältää SATOn konsernin työntekijöiden ja SATOn sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden antamia tietoja, jotka saattavat sisältää ilmoituksen kohteena olevan henkilön tietoja kuten nimi ja toimipiste sekä ilmoitettuja tapahtumia, selvittelyyn liittyviä tietoja ja jatkotoimenpiteitä sekä tieto selvittelyn päättymisestä.

Ilmoituksissa voi olla kuvia ja videokuvaa. Ilmoittajan henkilötiedot voidaan rekisteröidä, jos hän on ne ilmoituksen yhteydessä antanut. Ilmoittajan itsestään antamat tiedot saattavat sisältää myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (kuten terveystietoja). Ilmoitettuun tapahtumaan liittyvät seikat saattavat olla sellaisia, että ilmoittaja on näiden tietojen perusteella epäsuorasti tunnistettavissa.

Tiedot poistetaan rekisteristä sen jälkeen, kun ne eivät ole enää tarpeellisia asian selvittämisen kannalta. Arvopaperimarkkinalakiin perustuvia ilmoituksia säilytetään viisi vuotta ja muut ilmoitukset poistetaan ilmoitusvuotta seuraavan kalenterivuoden kuluessa. Säilytysaika voi vaihdella pakottavien oikeudellisten vaatimusten vuoksi, esimerkiksi rikosprosessia ja työturvallisuutta koskevan lainsäädännön mukaisesti.

4. Pääsy henkilötietoihin ja tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoihin pääsee ja niitä käsittelee SATOn whistleblowing-tiimi. Ilmoituksen käsittelyn sekä asianmukaisen tutkimisen varmistamiseksi whistleblowing-tiimi voi harkintansa mukaan ottaa käsittelyyn ja tutkintaan mukaan myös muita henkilöitä, kuten esihenkilön, liiketoimintavastuussa olevan johtajan sekä ulkoiset neuvonantajat ja luovuttaa näille tarpeelliseksi katsomansa ilmoitusta koskevat tiedot. Myös heillä on salassapitovelvollisuus.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille, esimerkiksi viranomaisille tai ulkopuolisille tarkastajille, lakiin perustuen.

Rekisterinpitäjän käytössä olevaa ilmoituskanavaa ylläpitää ulkopuolinen palveluntarjoaja. Rekisterinpitäjä on varmistanut sopimuksella, että palveluntarjoaja käsittelee ilmoituskanavan kautta saatuja henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

5. Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA-alueen rajojen ulkopuolelle

Ilmoituskanavan ulkopuolinen palveluntuottaja huolehtii ilmoituskanavan teknisestä toteutuksesta siten, että varsinainen henkilötietojen käsittely ja tallennus tapahtuvat Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) sisällä. Osa palveluntuottajan alikäsittelijöistä on yhdysvaltalaisia toimijoita, joiden kanssa palveluntuottaja on varmistanut tietosuojan tason seuraavasti:

- Sopimukselliset takeet: Alikäsittelijöiltä edellytetään henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön (GDPR) tiukkaa noudattamista.

- Vakiolausekkeet (SCC): Henkilötietojen mahdollisessa siirrossa tai pääsyssä tietoihin EU:n ulkopuolelta käytetään tietosuoja-asetuksen 46 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukaisia Euroopan komission vahvistamia vakiolausekkeita (Standard Contractual Clauses). Nämä on sisällytetty palveluntuottajan ja yhdysvaltalaisten alikäsittelijöiden välisiin sopimuksiin.

- Tietoturva: Palveluntuottaja on varmistanut, että palvelussa toteutuu riittävä tietoturvan taso, joka suojaa ilmoittajien ja ilmoitusten kohteiden tiedot kaikissa olosuhteissa.

Vakiosopimuslausekkeiden viimeisimmät versiot ovat saatavilla Euroopan komission verkkosivuilta.

6. Rekisterin suojauksen periaatteet

Ainoastaan SATOn whistleblowing-tiimi on oikeutettu pääsemään järjestelmään ja käsittelemään järjestelmässä olevia tietoja. Henkilökohtaisten tunnusten käyttö vaaditaan. Järjestelmä on suojattu teknisin ja hallinnollisin keinoin. SATOn whistleblowing-tiimi työskentelee luottamuksellisesti.

7. Henkilön oikeudet

Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia henkilölle.

Henkilöllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Henkilö voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän rekisteriselosteen kohdan 8 mukaisesti. Henkilön tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein

Henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tässä rekisteriselosteessa annettujen ohjeiden mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Siltä osin kuin henkilö voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.

Siltä osin kuin henkilö ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan 8 mukaisesti.

Henkilöllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun henkilö odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Henkilöllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

8. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa henkilön tulisi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään kirjallisesti joko sähköpostitse tai postitse yhteyshenkilölle osoitetulla viestillä.

Yhteydenotto rekisterinpitäjään voi tapahtua myös SATOn ilmoituskanavaa käyttäen.

Katso yhteystiedot kohdasta 1. ’Rekisterinpitäjä’.